Conditions générales d’utilisation Arkhé
Business Games et plateforme pédagogique
Les présentes CGU fixent les règles d’accès et d’utilisation des Business Games Arkhé par les établissements, entreprises et leurs utilisateurs autorisés. Les prix, commandes, paiements, durées et renouvellements relèvent des CGV et des conditions particulières acceptées. L’annexe relative aux données personnelles complète cet ensemble.
1 Éditeur et documents contractuels
Le service est fourni par Arkhé International SARL, au capital de 12 000 euros, dont le siège est situé 580 cours de la Libération, 33400 Talence, France, SIREN 393 410 949, SIRET 393 410 949 00019, TVA intracommunautaire FR06 393 410 949, ci-après « Arkhé ». Contact : arkhe@arkhe.com ; 05 56 37 29 38.
La version applicable est celle portée à la connaissance du client et acceptée lors de la commande, ou celle d’un avenant accepté ultérieurement. La mise en ligne d’une nouvelle version ne modifie pas, à elle seule, une commande en cours. La hiérarchie des documents contractuels est celle de l’article 1 des CGV : sous réserve des règles impératives et des documents applicables d’un marché public, les conditions particulières expressément acceptées prévalent sur les CGV, puis les CGU et la documentation fonctionnelle. L’annexe de traitement des données prévaut pour son objet.
Le client fait connaître ces règles aux utilisateurs et organise leur acceptation ou leur information de manière adaptée, notamment pour les mineurs. L’acceptation des CGU par un enseignant, un salarié ou un participant n’autorise pas, à elle seule, une commande payante au nom du client.
2 Définitions et périmètre autorisé
Le client est la personne morale ou le professionnel qui souscrit les droits. Le périmètre désigne les formations, départements, établissements, sites ou entités expressément couverts par la commande. L’appartenance à une même université ou à un même groupe ne suffit pas à étendre ce périmètre.
L’administrateur ajoute et supprime les comptes animateurs du client dans le périmètre autorisé. L’animateur crée les Business Games dès que les droits correspondants sont ouverts, puis prépare et conduit les simulations. Un coanimateur dispose des fonctions qui lui sont attribuées. Les participants prennent part aux simulations sous leur encadrement. Une équipe réunit les participants qui gèrent une même entreprise simulée.
Un Business Game, ou session, correspond à une simulation organisée pour un groupe de participants. Le cadrage associe un simulateur, un nombre d’équipes et un nombre de mois simulés. Plusieurs sessions peuvent partager le même cadrage ; elles restent des sessions distinctes. Une période de décision est une étape du jeu dont la durée virtuelle peut être mensuelle ou trimestrielle, par exemple. Le dimensionnement repose sur le nombre de mois simulés et non sur le seul nombre de décisions saisies : quatre décisions trimestrielles représentent douze mois simulés. Cette durée virtuelle est distincte du temps réel consacré à la formation.
Le besoin identifié décrit les usages commandés en Project ; le programme de référence décrit les usages prévus en Member. Leur traduction quantitative sert au dimensionnement de l’offre et à son suivi. Elle ne constitue ni une monnaie, ni un stock attribué aux animateurs, ni un droit à remboursement. Pour Project cadré, la marge d’ajustement est définie à l’article 5. Pour Member, le programme de référence n’est pas un plafond d’utilisation. Le traitement d’un ancien reliquat relève d’un accord commercial distinct.
3 Comptes et habilitations
La période contractuelle et l’activation effective des accès sont distinctes. La durée et le commencement de la période contractuelle relèvent de l’article 8 des CGV ; l’activation des accès relève de leur article 6, sous réserve des conditions particulières acceptées. Le client désigne un administrateur et communique des informations exactes. Il attribue à chaque utilisateur les seuls accès nécessaires et retire rapidement ceux des personnes qui quittent le périmètre autorisé.
Clients privés — les droits d’accès sont ouverts après réception et confirmation par Arkhé du paiement requis pour leur activation. Les échéanciers, affectations de reliquat validées et accords particuliers suivent les modalités prévues à l’article 6 des CGV.
Acheteurs publics — sous réserve d’une commande régulière acceptée et des règles du marché public, les droits d’accès sont ouverts après dépôt réussi de la facture dans Chorus Pro, dont Arkhé conserve le justificatif. L’ouverture ne dépend ni de la validation de la facture par l’établissement ni de son paiement. Les règles impératives de la commande publique demeurent applicables.
Les identifiants personnels ne doivent pas être partagés. Les accès collectifs d’équipe, lorsqu’ils sont prévus par le service, sont réservés aux membres de l’équipe et utilisés sous le contrôle de l’animateur. Les mots de passe doivent être protégés ; tout accès suspect est signalé sans délai à Arkhé.
Chaque partie répond de ses propres manquements à la sécurité. Le client n’est pas réputé responsable de tout accès frauduleux du seul fait qu’il utilise le service. Arkhé peut demander une vérification proportionnée de l’identité ou de l’habilitation avant une opération sensible.
4 Règles communes aux offres
L’utilisation est autorisée uniquement pendant la durée et dans le périmètre souscrits, pour les usages pédagogiques, de formation ou de cohésion d’équipe convenus. Les prestations réalisées par le client pour ses propres clients ne sont autorisées que si les conditions particulières le prévoient expressément et définissent les bénéficiaires ainsi que les usages couverts. Dans ce cadre, le client peut facturer sa prestation d’animation ; cette autorisation ne vaut pas droit de revendre ou de sous-licencier séparément les accès ou les logiciels Arkhé. Toute revente, sous-licence, mise à disposition ou prestation pour un tiers non couverte nécessite un accord écrit préalable.
Le support technique et fonctionnel inclus dans Member couvre l’accès à la plateforme, les anomalies et l’explication des calculs, règles et résultats du simulateur. La formation des animateurs est une prise en main structurée d’une heure. L’assistance au pilotage est une prestation distincte, fournie lorsqu’elle est souscrite au devis, pour aider ponctuellement à conduire un Business Game déjà défini ; elle exclut la définition du cadrage et le conseil pédagogique. La formation des animateurs, la préparation des environnements et l’animation par Arkhé sont incluses uniquement lorsqu’elles sont prévues dans l’offre acceptée. Les modalités du support, de la formation et de l’assistance sont précisées à l’article 13 et dans la commande.
Le client ne distribue aucun stock de jetons aux animateurs. Un animateur autorisé utilise le service selon les droits attachés au contrat de l’établissement, sans qu’un crédit individuel doive lui être attribué.
5 Project cadré
Le simulateur et le nombre de sessions sont ceux convenus à la commande. Les équipes et les mois simulés peuvent être ajustés dans la marge de tolérance accordée pour chaque session. Par défaut, cette marge est de 20 % du calcul quantitatif complet de la session de référence, soit un maximum de 120 % de cette référence. Le calcul comprend le forfait du simulateur et la composante variable : forfait du simulateur + (nombre d’équipes × nombre de mois simulés × coefficient du simulateur). La même méthode et les mêmes coefficients sont utilisés pour comparer la configuration commandée et la configuration ajustée. La marge ne correspond donc pas à 20 % d’équipes et 20 % de mois supplémentaires cumulables.
Une marge différente peut être convenue au devis ou par un accord écrit ultérieur ; elle ne peut pas être réduite unilatéralement pour une commande en cours. La référence, les paramètres de calcul et le seuil autorisé sont communiqués au client dans le dossier contractuel avant son engagement. Arkhé confirme sur demande si une configuration respecte cette marge, au moyen d’un outil disponible ou d’une vérification manuelle. Aucun dépassement payant n’est engagé sans accord du client.
Le dépassement de la limite autorisée, l’ajout d’une session ou le changement de simulateur nécessite une proposition complémentaire acceptée. Arkhé peut refuser ou empêcher l’opération excédentaire, sans supprimer les résultats acquis ni bloquer les autres sessions conformes. La tolérance d’une session ne se reporte pas sur une autre sauf accord écrit.
6 Project flexible
Le nombre de sessions demeure celui commandé. Dans ce nombre et pendant la durée souscrite, les équipes et les mois simulés sont ajustables. Le client peut changer de simulateur parmi ceux couverts par l’offre sans commande complémentaire du seul fait de ce changement. Sur une session déjà commencée, les possibilités techniques et le moment du changement doivent être confirmés par Arkhé afin de préserver les résultats et la cohérence pédagogique. L’ajout d’une session reste soumis à une commande complémentaire.
La référence sert au dimensionnement et au suivi de chaque session. Son dépassement ne déclenche pas, à lui seul, un blocage ni une facturation rétroactive. Cette souplesse ne permet pas de créer des sessions supplémentaires ou d’étendre le périmètre des bénéficiaires sans commande complémentaire.
La composante tarifaire de flexibilité, lorsqu’elle est distinguée au devis, rémunère ce droit d’ajustement. Elle n’est pas une réserve de consommation à épuiser et ne donne pas lieu à remboursement en cas de moindre utilisation.
7 Abonnements Member
Pendant la période souscrite, le client peut créer et utiliser librement les Business Games et ajuster les équipes et les mois simulés, en choisissant les simulateurs compris dans son offre. Cette liberté bénéficie exclusivement aux animateurs et participants du périmètre défini à la commande. Les prestations incluses sont celles de l’offre acceptée.
Le programme de référence est indicatif : il ne constitue pas un quota bloquant. Un dépassement d’usage, même important, ne déclenche aucune facture complémentaire ni régularisation rétroactive du seul fait de ce dépassement, et ne justifie pas à lui seul une suspension des accès.
Avant le renouvellement, les parties examinent les besoins prévisibles. Une hausse durable peut conduire à une nouvelle proposition pour la période suivante, soumise à l’acceptation expresse du client. Une année atypique n’entraîne pas automatiquement un changement de palier. Les règles de renouvellement figurent dans les CGV. Ce réexamen des besoins est distinct de la révision annuelle du prix prévue à l’article 10 des CGV pour les abonnements concernés, qui s’applique même à usage identique.
Ces dispositions n’autorisent ni l’accès de tiers hors périmètre, ni la revente du service, ni un usage illicite ou compromettant la sécurité. Un volume élevé conforme à l’offre ne constitue pas en lui-même un abus.
8 Tournois de gestion
Les tournois de gestion sont exclus des abonnements Member, sauf inclusion expresse dans des conditions particulières. Ils font l’objet d’un devis distinct pour les droits d’accès et, le cas échéant, l’animation.
Un tournoi de gestion est un événement compétitif spécifiquement organisé pour confronter des participants provenant notamment de formations, départements ou établissements différents, et éventuellement de pays différents. La qualification tient à l’organisation et au public de l’événement, et non à son seul intitulé.
La mise en concurrence habituelle d’équipes au sein d’un cours ou d’une formation du périmètre souscrit ne constitue pas, à elle seule, un tournoi exclu. En cas de projet interformations ou interétablissements, le client présente son organisation à Arkhé avant son lancement afin de confirmer par écrit le périmètre applicable.
9 Préparation et conduite des simulations
Le client choisit ses objectifs, son calendrier, ses participants et la composition des équipes. Sauf prestation confiée à Arkhé, ses animateurs assurent la préparation pédagogique, la validation des paramètres, les consignes, le suivi et les débriefings. Le client vérifie la disponibilité du matériel et de la connexion avant la session.
Les décisions produisent des résultats selon le modèle de simulation. Après clôture et calcul d’une période, une correction ou un retour en arrière peut être impossible ou nécessiter l’intervention d’Arkhé. Le client sollicite le support avant toute réinitialisation susceptible d’effacer des données. Une correction d’erreur imputable à Arkhé ne constitue pas une session payante supplémentaire.
Le recyclage d’une session pour un nouveau groupe ou un nouveau déroulé ne permet pas de contourner le nombre de sessions acheté en Project. Une session de test, une duplication, une suppression ou une relance ne modifie les droits commandés que dans les conditions convenues avec Arkhé. Aucun mécanisme de comptage non communiqué ne peut créer une commande supplémentaire.
Les simulateurs intègrent des cours et une évaluation automatique fondée sur les résultats de l’entreprise simulée. Les notes par fonction et la note de synthèse sont attribuées à l’équipe ; elles ne mesurent pas séparément la contribution de chaque participant lorsque plusieurs personnes pilotent la même entreprise. L’animateur peut ajuster les paramètres de sévérité et de dispersion des notes proposés par le logiciel. Le client conserve une appréciation humaine de leur utilisation dans son évaluation pédagogique ou professionnelle. Ces résultats ne constituent ni une certification de compétence individuelle ni une recommandation de gestion réelle. Ils ne doivent pas être utilisés comme seul fondement automatisé d’une décision de recrutement ou d’une décision individuelle produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne, en dehors des conditions légalement autorisées.
10 Suivi des usages
Arkhé peut mesurer les usages nécessaires à l’exécution et au suivi du contrat, dans le respect de l’annexe de protection des données. Pour Project, la référence s’apprécie par session ; pour Member, elle s’apprécie au niveau du périmètre souscrit.
Les indicateurs et barres de suivi disponibles sont présentés selon les fonctionnalités effectivement mises à disposition. Ils ne constituent pas un portefeuille de jetons. Les fonctions annoncées comme futures ne sont pas garanties à une date donnée, sauf engagement contractuel exprès.
Les alertes internes de suivi n’emportent ni sanction ni modification automatique du contrat. Le client peut demander une explication des mesures le concernant et contester une anomalie ; les relevés techniques sont des éléments de preuve susceptibles d’être discutés, non des preuves irréfragables.
11 Usages interdits et sécurité
Il est interdit de contourner les habilitations, exploiter une faille, introduire un code malveillant, porter atteinte à la disponibilité du service, usurper une identité, collecter illicitement les données d’autrui ou utiliser le service à une fin contraire à la loi. Les tests intrusifs ou de charge nécessitent une autorisation préalable ; le signalement de bonne foi d’une vulnérabilité reste possible.
L’extraction massive, la reconstruction des modèles, la divulgation de corrigés confidentiels et l’utilisation des contenus Arkhé pour entraîner un système d’intelligence artificielle sont interdites sans autorisation, sous réserve des exceptions légales impératives. Les restrictions ne font pas obstacle à une critique licite, à la recherche autorisée ou aux droits que la loi interdit d’écarter.
Le client s’abstient d’importer des données sensibles, des secrets de tiers ou des informations sans lien avec la finalité pédagogique. Il minimise les données des participants, en particulier mineurs, et privilégie les pseudonymes lorsque cela convient au dispositif.
12 Propriété intellectuelle et contenus
Arkhé et ses concédants conservent leurs droits sur les logiciels, scénarios, modèles, marques, visuels et ressources. Le client reçoit un droit d’utilisation non exclusif, non cessible, limité à la durée et au périmètre convenus. Ce droit ne peut être retiré discrétionnairement en cours de contrat ; les cas de suspension et de fin sont ceux des documents contractuels.
Les extraits et captures nécessaires à l’animation et aux débriefings internes sont autorisés pour les bénéficiaires du contrat, avec les mentions d’origine. La diffusion publique des scénarios, corrigés et mécanismes confidentiels, ainsi que la commercialisation des ressources, nécessite l’accord d’Arkhé. Les résultats et exports licitement obtenus peuvent être conservés pour les besoins pédagogiques et les obligations du client, sans conférer un droit de réexploiter le simulateur.
Le client conserve ses droits sur les contenus qu’il apporte. Il autorise Arkhé à les héberger, reproduire techniquement et traiter dans la seule mesure nécessaire au service et aux obligations légales. Aucun usage publicitaire des données, du nom ou du logo du client, ni entraînement d’IA sur ses contenus, n’est autorisé par cette seule clause.
13 Disponibilité et assistance
Arkhé assure l’exploitation du service avec les diligences professionnelles appropriées. Les opérations de maintenance et de sécurité peuvent entraîner des interruptions ; Arkhé informe le client en amont lorsque cela est possible et cherche à en limiter l’impact. Aucun taux chiffré de disponibilité ou délai garanti de rétablissement n’est promis sans engagement particulier.
Le support technique et fonctionnel est inclus dans Member. Il couvre les difficultés d’accès, les anomalies et les questions portant sur les calculs, les règles et la compréhension des résultats du simulateur. Expliquer pourquoi un résultat est obtenu relève de ce support ; conseiller son exploitation pédagogique n’en relève pas. Le client signale les anomalies en précisant la session, l’heure et les étapes concernées, sans transmettre inutilement de données personnelles. La correction d’un défaut imputable à Arkhé ne dépend pas de la souscription d’une assistance au pilotage.
La formation des animateurs consiste en une heure structurée de prise en main pour apprendre à utiliser et piloter le simulateur. L’assistance au pilotage, lorsqu’elle est souscrite, répond par téléphone ou par e-mail aux questions ponctuelles de manipulation et de conduite d’un Business Game déjà défini, au fil de son utilisation. Elle ne comprend ni la définition du cadrage, ni le conseil pédagogique, ni une prestation d’animation par Arkhé. Elle ne constitue pas une journée d’intervention réservée et reste distincte de la formation structurée. Sa durée de couverture et ses modalités particulières figurent au devis. Ces prestations commerciales sont distinctes de l’assistance due au titre de la protection des données personnelles.
Le support est joignable à arkhe@arkhe.com ou au 05 56 37 29 38, du lundi au vendredi, hors jours fériés français, de 9 h à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h, heure de Paris. Une permanence événementielle ou hors horaires nécessite un accord particulier. Le client maintient ses équipements, ses navigateurs compatibles et sa connexion. Cette obligation ne décharge pas Arkhé des défauts qui lui sont imputables. Une interruption substantielle ouvre les recours contractuels et légaux ; l’absence de délai garanti de rétablissement ne les supprime pas.
14 Données personnelles et confidentialité
Les traitements effectués pour le compte du client sont régis par l’annexe de traitement des données. Les traitements propres d’Arkhé sont décrits dans une notice de confidentialité distincte accessible aux personnes concernées. L’acceptation des CGU ne vaut pas consentement général à la prospection, aux traceurs facultatifs ou à la réutilisation des données.
Chaque partie protège les informations confidentielles reçues de l’autre et en limite l’accès aux personnes qui en ont besoin. Sont exclues les informations déjà publiques, légitimement connues ou reçues d’un tiers, ainsi que les divulgations imposées par la loi. Cette obligation subsiste cinq ans après la fin du contrat ; la protection des secrets d’affaires et des données personnelles suit leur régime propre.
15 Suspension et fin des accès
Arkhé peut restreindre l’accès concerné en présence d’un risque sérieux pour la sécurité, d’un usage manifestement illicite ou d’une violation substantielle du contrat. Sauf urgence, le client est informé et invité à remédier au manquement dans le délai approprié. La mesure doit être proportionnée, motivée et limitée aux accès nécessaires ; le service est rétabli après résolution.
Les impayés et la résiliation relèvent des CGV. Une simple alerte de consommation Member ou flexible ne constitue pas un motif de suspension. Les restrictions ne permettent pas à Arkhé d’écarter ses propres obligations de conservation, de restitution ou de sécurité.
À l’échéance, les droits d’utilisation cessent sauf renouvellement ou accord contraire. Le client organise l’export des éléments nécessaires et Arkhé applique les modalités de restitution et de suppression convenues dans l’annexe de traitement des données. La clôture commerciale n’autorise pas une suppression anticipée contraire à cette annexe.
16 Évolutions et droit applicable
Arkhé peut améliorer l’interface et le service sans réduire substantiellement les fonctions essentielles commandées. Une modification affectant le prix, la durée ou les droits contractuels nécessite un accord, sauf application d’un mécanisme déjà valablement convenu, notamment la reconduction et la révision du prix prévues aux articles 9 et 10 des CGV, ou obligation légale impérative. Les adaptations de sécurité indispensables sont expliquées au client et limitées à leur objet.
Les responsabilités entre Arkhé et le client, la force majeure et le règlement des différends sont régis par les CGV acceptées et les règles impératives applicables. Les utilisateurs conservent leurs droits légaux propres, notamment en matière de données personnelles.
Annexe de traitement des données personnelles
Prestations Arkhé réalisées pour le compte du client
Cette annexe organise les traitements de données personnelles qu’Arkhé réalise pour le compte du client dans le cadre des offres Project cadré, Project flexible et Member, ainsi que des prestations commandées. Elle complète les CGV et CGU et prévaut pour son objet, sous réserve des règles impératives applicables. Elle ne constitue pas la notice d’information destinée aux participants. Sa version et les fiches complétées doivent être portées à la connaissance du client et faire l’objet d’un accord écrit, y compris sous forme électronique, avant les traitements concernés. Une simple mise en ligne ne modifie pas un contrat en cours. Les champs entre crochets restent à compléter et à valider ; ils ne décrivent pas des mesures déjà vérifiées.
1 Parties et responsabilités
Le client identifié dans la commande détermine les finalités pédagogiques, les participants, les données nécessaires et les modalités d’évaluation. Pour ces traitements, il intervient comme responsable de traitement et Arkhé International SARL comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Arkhé peut agir comme responsable distinct pour sa facturation, sa gestion des contacts commerciaux ou la défense de ses droits, lorsqu’elle en détermine effectivement les finalités et moyens. Ces traitements doivent être limités, justifiés et décrits dans sa propre notice. Cette qualification ne permet pas de réutiliser librement les données pédagogiques confiées par le client.
Les journaux de sécurité et d’assistance sont qualifiés selon leurs finalités réelles ; leur périmètre et leur durée figurent à la fiche technique. Les parties coopèrent pour éviter une qualification globale inexacte de tous les traitements de la plateforme.
2 Description des traitements confiés
L’objet est la mise à disposition, l’administration et l’assistance des simulations, l’enregistrement des décisions, le calcul des résultats et des notes automatiques, et leur restitution aux utilisateurs habilités. Les notes reposent sur les résultats de l’entreprise simulée et sont attribuées à l’équipe ; elles ne distinguent pas les contributions individuelles lorsque plusieurs participants pilotent la même entreprise. Les paramètres de sévérité et de dispersion disponibles sont réglés par l’animateur. Le client conserve une appréciation humaine de leur utilisation pédagogique ou professionnelle, conformément à l’article 9 des CGU. Les opérations peuvent comprendre collecte, organisation, hébergement, consultation, calcul, export, sauvegarde et suppression, exclusivement pour les finalités convenues.
Les personnes concernées sont les administrateurs, animateurs, coanimateurs et participants, y compris des élèves mineurs lorsque le client les inscrit. Les données autorisées comprennent l’identité ou le pseudonyme, les coordonnées nécessaires, les rôles, les rattachements aux groupes, les décisions, les résultats et les traces techniques nécessaires. Les données réellement utilisées sont précisées dans la fiche 1.
Les données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD et les données pénales ne sont pas prévues. Si un besoin particulier est identifié, les parties l’évaluent avant toute collecte et adaptent leurs garanties. Le client ne doit pas importer de données excessives ou sans lien avec la formation.
Le traitement dure pendant les opérations nécessaires à la prestation, puis pendant les seules opérations de restitution, de suppression et de conservation légitime décrites dans cette annexe. La période contractuelle et l’activation des accès relèvent respectivement des articles 8 et 6 des CGV ; elles ne fixent pas, à elles seules, la durée de conservation des données. Des opérations préparatoires peuvent précéder l’ouverture des accès ; elles doivent être couvertes par les instructions et garanties applicables. Les règles concernant les données des participants ne se déduisent pas de la seule durée de conservation des factures.
3 Instructions et engagements du client
La commande, cette annexe et les demandes documentées des personnes habilitées constituent les instructions du client. Toute instruction nouvelle qui modifie substantiellement le service, la sécurité ou les coûts est examinée avant exécution, sans conditionner le respect des obligations légales d’Arkhé à l’achat d’une prestation supplémentaire.
Le client détermine la base légale, informe les personnes, organise l’exercice de leurs droits et vérifie la licéité des données transmises. Il ne recourt pas systématiquement au consentement lorsqu’une autre base convient ; la présence de mineurs n’autorise pas une collecte sans information adaptée.
Arkhé traite les données uniquement sur instruction documentée, y compris pour les transferts internationaux, sauf obligation légale applicable ; dans ce cas, elle informe préalablement le client sauf interdiction légale. Elle l’alerte immédiatement si une instruction lui paraît contraire au droit des données personnelles.
4 Confidentialité et absence de réutilisation
Arkhé limite les accès aux personnes habilitées qui en ont besoin, soumises à une obligation de confidentialité et sensibilisées à la protection des données. Elle tient compte du principe de minimisation dans l’assistance et les investigations.
Les données confiées ne sont ni vendues, ni utilisées pour une prospection propre, ni transmises à un outil d’IA pour un usage indépendant de la prestation sur le seul fondement de cette annexe. Une réutilisation pour une autre finalité nécessite une analyse et un fondement distincts, et l’autorisation préalable du client lorsqu’elle est requise.
Des statistiques véritablement anonymes peuvent être utilisées pour améliorer le service lorsque l’anonymisation est effectivement irréversible au regard des moyens raisonnablement disponibles. La simple suppression des noms ne suffit pas à rendre une donnée anonyme.
5 Sécurité
Arkhé met en œuvre les mesures appropriées au risque, notamment la gestion des habilitations, la protection des communications, la sécurisation des environnements, la sauvegarde, la journalisation utile et la gestion des incidents. Les mesures effectivement appliquées, et non des garanties supposées, sont décrites dans la fiche 2.
Les dispositifs doivent permettre de préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience, de restaurer les données dans des conditions adaptées et de tester régulièrement l’efficacité des protections. Une modification ne doit pas dégrader le niveau convenu sans évaluation et information du client.
Les modalités de sauvegarde, les délais de restauration et les durées de rétention sont précisés avant démarrage. La présente annexe n’atteste pas à elle seule une certification, un hébergement souverain, un chiffrement au repos ou une absence de transfert qui n’aurait pas été vérifiés.
6 Prestataires ultérieurs et transferts
Le client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs identifiés dans la fiche 3 complétée. Arkhé informe par écrit le client d’un ajout ou remplacement envisagé, avec les informations nécessaires à son évaluation, au moins trente jours avant le changement, sauf mesure urgente de continuité ou de sécurité à justifier et notifier au plus vite.
Le client peut présenter une objection motivée par la protection des données dans ce délai. Les parties recherchent une solution ; si aucune garantie ou alternative satisfaisante ne peut être apportée, elles organisent la fin de la seule prestation affectée et la restitution de la contrepartie non exécutée, sans imposer le nouveau traitement au client.
Arkhé impose aux prestataires concernés des obligations équivalentes pour les traitements confiés et reste responsable envers le client de leur exécution. La liste indique les fonctions, lieux d’hébergement et lieux d’accès à distance, ainsi que les garanties applicables.
Aucun transfert hors de l’Espace économique européen n’est réalisé sans information documentée du client et sans mécanisme conforme au chapitre V du RGPD. Les garanties, évaluations et mesures supplémentaires nécessaires sont identifiées avant le transfert. Une autorisation générale de sous-traitance ne remplace pas ce contrôle.
7 Droits des personnes et assistance
Arkhé transmet sans délai au client les demandes reçues concernant les données confiées et ne répond pas à sa place sauf instruction ou obligation légale. Elle fournit l’assistance appropriée pour l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité et l’opposition, dans les limites de chaque droit applicable.
Arkhé assiste le client pour la sécurité, les violations de données, les analyses d’impact et les consultations préalables, compte tenu du traitement et des informations dont elle dispose. Les modalités pratiques et contacts sont précisés dans la fiche 1. Cette assistance RGPD est distincte du support Member, de la formation et de l’assistance au pilotage définis dans les CGU et CGV ; elle ne dépend pas de leur souscription. Les horaires du support commercial ne suspendent pas les obligations légales de notification dans les meilleurs délais. Le circuit opérationnel de gestion des incidents doit être renseigné dans la fiche 2.
Une assistance exceptionnelle dépassant les prestations convenues peut faire l’objet d’un devis préalable proportionné. Aucun supplément n’est dû pour remédier à un manquement d’Arkhé ou de ses prestataires ; une discussion tarifaire ne doit pas empêcher le respect d’un délai légal.
8 Violations de données
Arkhé notifie au client toute violation de données confiées dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, sans attendre de disposer de l’ensemble des résultats de l’enquête. La notification indique les faits connus, les catégories et volumes approximatifs concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et le contact de suivi. Les informations manquantes sont complétées progressivement.
Arkhé conserve les éléments utiles, coopère à la remédiation et aide le client à évaluer ses obligations. Le client décide des notifications à l’autorité et aux personnes lorsqu’il est responsable de traitement, sauf mandat ou obligation propre d’Arkhé. Le délai de soixante-douze heures applicable, dans certains cas, au responsable de traitement n’est pas un délai d’attente accordé à Arkhé.
9 Vérifications et audits
Arkhé met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe et permet les audits, y compris les inspections, du client ou d’un auditeur mandaté. Les parties privilégient d’abord une revue documentaire, sans supprimer le droit à une inspection nécessaire.
Les vérifications sont organisées avec un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrées et dans des conditions préservant la sécurité, la confidentialité des autres clients et la continuité du service. Un incident, un indice sérieux de non-conformité ou une demande d’autorité peut justifier un délai plus court ou une vérification supplémentaire.
Les règles d’organisation et de coûts ne doivent pas rendre l’audit impossible en pratique. Les corrections des manquements imputables à Arkhé restent à sa charge. Chaque partie fournit à l’autorité compétente la coopération requise.
10 Restitution et suppression
À la fin des prestations, Arkhé restitue ou supprime les données confiées selon le choix documenté du client et supprime les copies, sauf conservation exigée par un texte. Le format, le délai de restitution, la période d’accès éventuelle en lecture seule et le calendrier d’effacement des sauvegardes sont fixés dans la fiche 4 avant la mise en application de l’annexe.
Les sauvegardes conservées temporairement sont isolées des usages ordinaires et supprimées selon le cycle convenu. En cas de restauration, les suppressions déjà demandées sont réappliquées. Les seules données conservées pour une obligation légale ou une défense en justice sont identifiées, limitées et protégées ; elles ne servent plus à l’animation ou à la prospection.
Arkhé confirme sur demande la réalisation des opérations de fin. La sortie ne doit pas être rendue impossible par un différend commercial, sans préjudice du règlement des prestations de réversibilité réellement convenues et des règles impératives applicables.