Conditions générales de vente Arkhé
Droits d’accès aux Business Games et prestations associées
Les présentes CGV encadrent les commandes de Business Games Arkhé, les abonnements et les prestations de cadrage, de formation, d’assistance ou d’animation. Elles s’adressent aux entreprises, organismes et établissements achetant pour leurs activités. Elles complètent le devis, les CGU et l’annexe de traitement des données communiqués avant la commande.
1 Identification et champ contractuel
Le prestataire est Arkhé International SARL, capital 12 000 euros, 580 cours de la Libération, 33400 Talence, France, SIREN 393 410 949, SIRET 393 410 949 00019, TVA FR06 393 410 949. Contact contractuel et réclamations : arkhe@arkhe.com ; 05 56 37 29 38.
Ces CGV ne constituent pas des conditions de vente aux particuliers pour leurs besoins privés. La qualité déclarée par le client ne prive toutefois personne d’une protection légale impérative effectivement applicable, notamment à certains non-professionnels ou à certains petits professionnels démarchés hors établissement.
Les documents du marché public et les règles impératives prévalent lorsqu’ils sont applicables. Sous cette réserve, les conditions particulières expressément acceptées prévalent sur les CGV, puis les CGU et la documentation fonctionnelle. L’annexe de traitement des données prévaut sur les autres documents pour les obligations de protection des données ; les garanties impératives de transfert international restent prioritaires.
Le bon de commande du client n’incorpore pas automatiquement des conditions incompatibles non acceptées par Arkhé. Les contradictions entre documents sont résolues avant l’exécution, sans écarter les règles applicables à la rencontre de conditions générales.
2 Devis et formation de la commande
Le devis présente l’offre, le périmètre des bénéficiaires, les droits d’accès et les prestations commandés, ainsi que leur prix et les taxes applicables. Pour Project, il décrit les sessions, simulateurs, équipes et mois simulés commandés ; pour Member, il présente un programme de référence indicatif. Les règles de durée, de commencement, d’activation, de règlement, de reconduction et de révision du prix sont celles des présentes CGV, sauf conditions particulières expressément acceptées et sous réserve des règles et documents du marché public. La validité du devis est celle qui y figure. Le client vérifie la proposition et signale les contraintes connues de calendrier, d’effectif ou de matériel.
La commande est formée par l’acceptation du devis valable par une personne habilitée, ou par l’acceptation écrite par Arkhé d’une commande correspondante. Les échanges et signatures électroniques sont admis selon le droit applicable. Le client reçoit ou peut conserver un exemplaire du devis et des conditions acceptées.
Avant l’acceptation de la commande, Arkhé communique au client un lien permettant de consulter les présentes CGV. La version applicable est identifiée dans le devis. En acceptant le devis, le client accepte les CGV ainsi portées à sa connaissance. Les documents du marché public restent prioritaires lorsqu’ils sont applicables.
Une modification après commande nécessite un accord écrit sur son périmètre, son prix et son calendrier. Une option n’est commandée que si elle est expressément acceptée. Aucun devis alternatif ne s’ajoute automatiquement à un autre.
3 Description des offres
Project cadré porte sur les sessions et simulateurs convenus, avec la marge de tolérance prévue aux CGU et, le cas échéant, précisée au devis. Project flexible fixe le nombre de sessions et permet les ajustements autorisés par les CGU. Ces offres sont ponctuelles et ne se renouvellent pas tacitement.
Member donne accès aux usages prévus par les CGU dans le périmètre nommé au devis. Le programme de référence sert au dimensionnement initial, sans quota bloquant de sessions, d’équipes ou de mois simulés. L’organisation et la facturation par le client de prestations destinées à ses propres clients doivent être expressément autorisées dans les conditions particulières, conformément aux CGU.
Les tournois de gestion, définis dans les CGU, font l’objet d’un devis distinct pour les droits d’accès et, si elle est demandée, l’animation. Ils ne sont pas inclus dans un abonnement sauf accord exprès. Les usages ordinaires en cours ou en formation demeurent couverts dans le périmètre souscrit.
Member inclut le support technique et fonctionnel relatif à l’accès à la plateforme, aux anomalies et à l’explication des calculs, règles et résultats du simulateur. La formation des animateurs consiste en une heure structurée de prise en main pour apprendre à utiliser et piloter le simulateur ; son inclusion est précisée dans l’offre acceptée. L’assistance au pilotage est une prestation distincte, sur souscription au devis : elle répond par téléphone ou par e-mail aux questions ponctuelles de manipulation et de conduite d’un Business Game déjà défini, hors définition du cadrage et conseil pédagogique. Elle ne constitue ni une journée d’intervention réservée ni une prestation d’animation par Arkhé. Sa durée de couverture et ses modalités figurent au devis. La préparation des environnements et l’animation par Arkhé sont décrites séparément lorsqu’elles sont prévues. L’accès aux simulateurs ne vaut pas inclusion d’une animation, d’une personnalisation spécifique ou d’un accompagnement illimité sur site. Les obligations d’assistance en matière de données personnelles demeurent régies par l’annexe dédiée.
4 Prix et référence d’usage
Les prix sont ceux du devis accepté, exprimés en euros hors taxes sauf mention contraire. Les taxes applicables sont ajoutées selon la situation du client et les règles de territorialité. Les frais de déplacement, d’hébergement ou autres frais annexes ne sont facturables que selon les modalités annoncées et acceptées.
Le prix est dimensionné à partir du besoin prévisionnel, de l’historique pertinent et d’une référence technique interne. Pour les simulations, la durée prise en compte est le nombre de mois simulés, indépendamment du rythme mensuel ou trimestriel des décisions. Cette référence ne remplace pas le prix contractuel et ne crée pas un stock de jetons à gérer par le client. Un équivalent mensuel présenté commercialement ne vaut pas, à lui seul, facturation mensuelle, paiement mensuel ou résiliation mensuelle.
Pour Member et Project flexible, un écart entre l’usage réalisé et la référence ne donne pas lieu à rattrapage tarifaire en cours de période. Une extension hors périmètre, une session Project supplémentaire ou une prestation nouvelle nécessite une commande distincte. Arkhé n’exécute pas une extension payante sur le seul fondement d’un dépassement mesuré.
Les remises ponctuelles et prestations offertes sont celles du devis ; elles ne sont pas automatiquement reconduites. La sous-utilisation volontaire des droits ne donne pas droit à remboursement, sous réserve d’un manquement d’Arkhé, d’un accord particulier ou d’une disposition impérative.
5 Anciens reliquats
Deux modalités peuvent être proposées pour un ancien reliquat : sa reprise, affectée en tout ou partie au financement d’une commande, ou sa conversion convenue en crédit de transition, déduit selon un échéancier accepté. La modalité retenue est nommée au devis ou dans un accord annexé. L’accord précise le compte, le solde vérifié, sa méthode de valorisation, le montant déduit, la date d’affectation et le traitement du solde. Pour un crédit de transition, il précise aussi le montant initial, les échéances, leurs conditions d’imputation et le sort du crédit non utilisé, notamment en l’absence de nouvelle commande. Les droits attachés aux commandes antérieures ne sont ni supprimés ni convertis par la seule entrée en vigueur de ces CGV.
Les présentes conditions n’imposent aucun étalement sur plusieurs années, aucune valorisation uniforme, aucune date d’expiration nouvelle ni aucun abandon du solde antérieur. Les modalités convenues pour un client ne remplacent pas l’accord nécessaire pour un autre.
Lorsqu’un abonnement est intégralement ou partiellement financé par un reliquat, la part convenue est affectée en contrepartie des droits de la période, même si l’usage effectif est inférieur à la référence. Cette conséquence et le solde conservé doivent être explicitement acceptés. Un financement intégral par reliquat n’est pas un abonnement sans contrepartie.
Une même part de reliquat ne peut financer plusieurs commandes. En présence de devis alternatifs ou complémentaires, chaque affectation et sa dépendance éventuelle à un autre devis sont précisées. La déduction n’ouvre pas, par elle-même, un droit à remboursement en espèces ; les droits issus de la commande d’origine et les règles impératives restent réservés.
6 Facturation et ouverture des accès
Clients privés — Sauf échéancier ou accord contraire, le prix est payable à réception de facture. La période contractuelle commence à la date prévue à l’article 8, mais les droits d’accès ne sont ouverts qu’après réception et confirmation par Arkhé du paiement requis pour leur activation. Un échéancier accepté précise le premier versement conditionnant cette activation et les versements ultérieurs. Lorsque la commande est intégralement financée par un reliquat, l’activation intervient après validation de son affectation, sans paiement bancaire supplémentaire. En cas de financement partiel, les conditions de règlement du solde s’appliquent.
Acheteurs publics — Sous réserve d’une commande régulière acceptée par Arkhé et des règles et documents du marché, les droits d’accès sont ouverts après le dépôt réussi par Arkhé de la facture correspondante sur Chorus Pro. Le déclencheur est l’enregistrement réussi du dépôt, dont Arkhé conserve le justificatif : il ne s’agit ni de la validation de la facture par l’établissement ni de son paiement. L’émission et le dépôt de la facture ainsi que la mise à disposition du service respectent les règles de la commande publique, notamment celles du service fait et, le cas échéant, des avances autorisées. Si les documents du marché imposent une autre séquence, celle-ci est précisée avant l’exécution ; le présent mécanisme n’autorise pas une facturation incompatible avec ces règles.
Arkhé confirme au client la date de début et la date d’expiration de la période contractuelle, ainsi que l’activation effective des accès. Le client fournit les références administratives nécessaires à la facturation. La confirmation distingue la durée souscrite de la date à laquelle les accès deviennent utilisables.
7 Paiement et retards
Les moyens de paiement et l’échéancier figurent au devis ou dans un accord écrit. Aucun escompte pour paiement anticipé n’est accordé sauf mention contraire. Un paiement mensuel ou échelonné ne réduit pas la durée ferme de l’engagement. Toute facturation périodique et tout échéancier doivent respecter les délais légaux applicables ; la présentation d’un prix mensuel n’autorise pas, à elle seule, l’étalement sur douze mois d’une facture annuelle exigible.
Pour les clients professionnels privés soumis à l’article L. 441-10 du Code de commerce, les sommes échues portent, dès le lendemain de l’échéance et sans rappel, des pénalités au taux de refinancement de la Banque centrale européenne applicable au semestre concerné majoré de dix points, sans pouvoir être inférieur au minimum légal. L’indemnité forfaitaire de recouvrement est de 40 euros ; des frais supplémentaires justifiés peuvent être réclamés dans les conditions légales.
Pour les acheteurs publics, les délais de paiement, intérêts moratoires et indemnités sont ceux du Code de la commande publique et du marché. Le régime privé ne leur est pas appliqué par défaut.
Le client signale rapidement une contestation motivée et règle les sommes non contestées exigibles, sans renoncer à ses recours. En cas d’impayé persistant, Arkhé peut suspendre les prestations concernées après mise en demeure précisant la mesure envisagée et restée sans effet pendant quinze jours calendaires, sous réserve des règles impératives et de la commande publique. Les cas d’urgence de sécurité relèvent des CGU.
8 Durée et commencement
Pour une nouvelle offre, la durée par défaut est de douze mois ; une durée différente, notamment vingt-quatre ou trente-six mois, doit être expressément convenue. Les durées des contrats antérieurs restent inchangées tant qu’aucun nouvel accord ne les modifie.
Sauf date différente expressément convenue ou règle propre à un marché public, la période contractuelle commence à la date de facturation. Pour les clients privés, cette date ne vaut pas activation des accès : celle-ci dépend du paiement ou de l’affectation du reliquat dans les conditions de l’article 6. Le temps écoulé dans l’attente d’un paiement imputable au client est compris dans la durée souscrite et ne reporte pas son échéance. Un retard d’activation imputable à Arkhé ne réduit pas la durée utile promise ; les dates sont ajustées ou un remède approprié est appliqué. Pour les acheteurs publics, les dates et la facturation respectent les documents du marché et les règles applicables.
Un report décidé par le client, une non-utilisation ou un changement d’animateur ne prolonge pas automatiquement les droits. Une prolongation est convenue par écrit. Les durées de traitement et de conservation des données après fermeture sont distinctes de la durée des droits d’utilisation.
9 Reconduction et réexamen des besoins
Sauf stipulation différente au devis, Member est reconduit tacitement pour une période de même durée. Chaque partie peut s’opposer à la reconduction par une notification reçue au plus tard vingt-huit jours calendaires avant l’échéance. Le client peut notifier sa décision par courriel à arkhe@arkhe.com ou par courrier au siège ; Arkhé en accuse réception. L’absence d’accusé ne prive pas le client de la preuve de sa notification.
La reconduction maintient le périmètre souscrit. Le prix applicable tient compte, pour les abonnements concernés, de la révision annuelle prévue à l’article 10, y compris lorsque les besoins et l’usage demeurent identiques. Une hausse fondée sur une augmentation durable des besoins, un changement d’offre ou de périmètre nécessite une nouvelle proposition et l’accord exprès du client. Arkhé communique cette proposition suffisamment tôt pour permettre une décision avant la date limite de non-reconduction. À défaut d’accord et d’opposition notifiée dans les délais, la reconduction intervient dans le périmètre déjà convenu, avec la seule révision de prix éventuellement applicable au titre de l’article 10 ; le silence ne vaut pas acceptation d’un nouveau dimensionnement.
Un usage exceptionnellement élevé ne suffit pas à imposer une augmentation. Le bilan porte sur les besoins prévisibles de la période suivante, sans facturation rétroactive de la période écoulée.
Pour les clients bénéficiant légalement de la protection des non-professionnels, Arkhé remet avant engagement un dossier adapté comportant les dispositions dont la reproduction est légalement exigée. Elle applique les obligations d’information préalable sur la reconduction et les modalités de résiliation, y compris électroniques lorsqu’elles sont requises ; le présent renvoi ne remplace pas ces formalités. Pour un acheteur public, la reconduction reste subordonnée aux documents du marché et aux règles applicables, sans engagement irrégulier par simple silence.
10 Indexation des prix
Le forfait minimum Member, proposé à 199 euros HT par mois en équivalent annuel, n’est pas soumis à l’indexation prévue au présent article. Les abonnements Member dimensionnés au-delà de ce forfait font l’objet d’une révision annuelle automatique de leur prix hors taxes selon l’indice Syntec révisé publié par la Fédération Syntec, sauf conditions particulières expressément acceptées. Le régime applicable dépend du dimensionnement souscrit et non de l’usage effectivement constaté. Une remise ou le financement par un reliquat ne modifie pas ce régime. La référence technique de dimensionnement ne constitue ni un stock de jetons ni un quota d’utilisation opposable au client.
Pour les abonnements concernés, la première révision intervient douze mois après la date de début de l’abonnement déterminée conformément à l’article 8, puis à chaque date anniversaire, y compris pendant un engagement pluriannuel et lors des périodes reconduites. Elle s’applique même lorsque les besoins et l’usage demeurent identiques. Elle est distincte du réexamen des besoins prévu à l’article 9.
Le calcul est le suivant : Pn = Pn−1 × (In / In−1). Pn désigne le prix hors taxes révisé ; Pn−1, le prix hors taxes applicable avant cette révision, avant imputation de tout reliquat ou crédit. In est l’indice du troisième mois civil précédant le mois de la date anniversaire ; In−1 est l’indice du même mois de l’année précédente. Pour la première révision, Pn−1 est le prix initial convenu. Les deux indices comparés sont ainsi espacés de douze mois. Le montant révisé est arrondi au centime le plus proche.
La variation de l’indice s’applique à la hausse comme à la baisse. Elle porte sur le seul prix de l’abonnement, à l’exclusion des prestations ponctuelles et frais annexes. Arkhé communique au client le prix révisé, les mois et valeurs d’indices utilisés et la date d’effet. Si l’indice requis n’est pas encore publié, le prix antérieur reste provisoirement facturé ; le calcul est effectué après publication avec régularisation à compter de la date de révision, dans les deux sens. L’indice ne constitue ni un prix de jeton ni une mesure des droits d’usage.
Si l’indice disparaît, les parties conviennent d’un indice pertinent de remplacement ; à défaut d’accord, aucune substitution discrétionnaire n’est imposée. Les prix d’un Project déjà commandé ne sont pas modifiés rétroactivement. Pour un acheteur public, la révision respecte les clauses de prix et les autres dispositions des documents du marché. Le présent article ne modifie pas rétroactivement les contrats antérieurs qui ne le prévoyaient pas ; son application à ces contrats nécessite un accord valable des parties.
11 Cadrage formation et animation
Les prestations de cadrage, de formation, d’assistance et d’animation incluses dans la commande sont celles du devis accepté. Leurs modalités pratiques d’organisation sont convenues avec le client avant leur réalisation, dans le respect du périmètre commandé. Les objectifs pédagogiques orientent la prestation mais ne constituent pas une garantie de résultat individuel ou économique.
Le client fournit les informations utiles et met à disposition les participants, les locaux, les équipements et les relais internes convenus. Arkhé reste responsable de la qualité des missions qui lui sont confiées. Une intervention de supervision pour un grand groupe ne remplace pas les relais de proximité expressément prévus.
L’animateur Arkhé présente le dispositif, conduit ou supervise la simulation et les débriefings dans les limites de la prestation commandée. Les adaptations substantielles, déplacements et journées supplémentaires nécessitent un accord préalable. Les enregistrements et la diffusion de l’intervention nécessitent les autorisations des personnes et titulaires de droits concernés.
Le report ou l’annulation d’une animation dont la date a été confirmée est demandé par écrit. Sauf conditions particulières, l’indemnité d’annulation est calculée sur les seuls honoraires hors taxes de l’animation annulée, à l’exclusion des droits d’accès, selon le délai entre la réception de la demande et le premier jour prévu : trente jours calendaires ou plus, aucune indemnité ; de quinze à vingt-neuf jours calendaires, 50 % ; moins de quinze jours calendaires, 100 %. L’absence des participants le jour prévu est traitée comme une annulation tardive. Le traitement fiscal de l’indemnité suit sa qualification réelle.
Les frais de transport, d’hébergement et de tiers préalablement autorisés, effectivement engagés et non récupérables peuvent s’ajouter sur justificatifs, uniquement s’ils ne sont pas déjà couverts par l’indemnité. Les sommes déjà versées sont imputées sur ce qui est dû et l’excédent éventuel est restitué. Aucune double indemnisation du même préjudice n’est admise.
Le report est soumis à l’accord écrit d’Arkhé et à la disponibilité des intervenants. En l’absence d’accord différent, la libération des dates initiales suit le même barème ; l’accord de report précise le coût des nouvelles dates et toute réduction tenant compte du travail réutilisable et des coûts évités. Le client est informé de l’ensemble avant de confirmer le report.
Ce barème ne s’applique pas à une annulation imputable à Arkhé, à un cas de force majeure reconnu ou à l’exercice d’un droit légal impératif de rétractation ou de résiliation. Il demeure soumis au contrôle légal des indemnités contractuelles et aux règles du marché public. Les prestations préparatoires distinctes déjà exécutées restent traitées selon leur commande, sans double facturation.
Si Arkhé ne peut assurer une intervention, elle propose un intervenant de qualification appropriée ou un report accepté. À défaut de solution acceptable, le prix de la prestation non réalisée est restitué, sans écarter les recours légalement ouverts. Une prestation relevant juridiquement de la formation professionnelle fait l’objet des documents et obligations spécifiques nécessaires ; ces CGV ne tiennent pas lieu, à elles seules, de convention de formation.
12 Obligations et conformité du service
Arkhé exécute les prestations commandées avec compétence et diligence, assure la conformité aux caractéristiques convenues et corrige les anomalies qui lui sont imputables. Les modalités de disponibilité, d’assistance et de maintenance figurent aux CGU ou dans un engagement particulier.
Le client collabore raisonnablement à la préparation, aux vérifications et à la résolution des incidents. Il demeure responsable de son organisation pédagogique et de ses décisions réelles. Une description précontractuelle acceptée ou une fonctionnalité essentielle convenue ne peut être écartée par une réserve générale sur l’évolution du service.
Une réclamation précise les faits et permet à Arkhé de proposer un correctif, une nouvelle exécution ou un autre remède approprié. Cette procédure ne crée pas un délai de forclusion et ne prive pas le client des recours légaux en cas d’inexécution.
13 Propriété intellectuelle et réclamations de tiers
Les droits respectifs sur le service, les contenus et les exports sont définis dans les CGU. Arkhé dispose des droits nécessaires à la fourniture du service. En cas de réclamation de tiers portant sur le service fourni par Arkhé, le client l’informe rapidement et lui permet de participer à la défense ; aucun accord engageant le client ne peut être conclu sans son consentement.
Si une atteinte est établie, Arkhé recherche une solution permettant la poursuite licite du service, par obtention des droits, modification ou remplacement équivalent. Si cela est impossible, la partie affectée prend fin et la contrepartie correspondant aux droits non fournis est restituée, sans exclure une responsabilité légalement due.
Le client répond des contenus ou usages illicites qui lui sont imputables, et Arkhé de ses propres actes. Toute indemnisation au titre d’une réclamation de tiers suppose un lien établi avec le manquement de la partie concernée ; elle ne couvre pas les fautes de l’autre partie.
14 Responsabilité et assurance
Chaque partie répond des dommages directs, certains et prévisibles causés par ses manquements, dans les conditions légales. Arkhé n’assume pas les conséquences de décisions réelles prises à partir d’une simulation, sauf faute qui lui serait imputable. Une catégorie de dommage n’est pas réputée indirecte par sa seule dénomination.
Sous réserve des exclusions ci-dessous, la responsabilité cumulée d’Arkhé au titre d’une commande est plafonnée au prix hors taxes contractuel des droits et prestations concernés pour les douze mois au cours desquels le fait générateur est survenu ; pour un Project ponctuel, au prix hors taxes de la commande concernée. La base est calculée avant imputation d’un ancien reliquat, afin qu’un règlement par crédit ne réduise pas le plafond à zéro. Les remboursements ou restitutions dus pour une prestation non exécutée ne sont pas absorbés par ce plafond.
Ce plafond ne s’applique pas au dol, à la faute lourde, aux dommages corporels, aux responsabilités que la loi interdit de limiter ni lorsqu’il priverait une obligation essentielle de sa substance. Il ne limite pas les droits propres des personnes concernées au titre du RGPD ni les pouvoirs des autorités. Une limitation particulière différente doit être expressément négociée et acceptée.
Arkhé maintient une assurance adaptée à ses activités et fournit une attestation sur demande. Les parties peuvent convenir de garanties spécifiques pour un événement ou un projet présentant des enjeux particuliers.
15 Résiliation et force majeure
En cas de manquement substantiel, la partie lésée peut mettre en demeure l’autre partie de le corriger, en identifiant le manquement et en indiquant expressément la résiliation envisagée. À défaut de correction dans les trente jours calendaires suivant réception, elle peut notifier la résiliation de la partie concernée du contrat, sous réserve des règles impératives et des cas où la gravité justifie un autre recours légal.
Une suspension de sécurité ne vaut pas résiliation automatique. Une cessation anticipée pour convenance du client n’est possible que si le contrat ou la loi le prévoit ; à défaut, les conséquences sont appréciées selon les engagements fermes et le préjudice effectivement applicable, sans double indemnisation.
La force majeure s’apprécie selon l’article 1218 du Code civil. La partie empêchée informe l’autre sans délai et limite les conséquences. Une cyberattaque, une panne d’un prestataire ou une insuffisance de personnel ne constitue pas automatiquement une force majeure. Si l’empêchement temporaire dure plus de soixante jours, les parties peuvent mettre fin aux obligations affectées par notification écrite ; les restitutions sont déterminées selon les prestations effectivement fournies et le droit applicable.
À la fin du contrat, les sommes correspondant aux prestations exécutées restent dues. Les restitutions éventuelles tiennent compte des paiements et affectations de reliquats réellement opérés, afin d’éviter une perte de droits ou une double restitution. La restitution et la suppression des données suivent l’annexe dédiée.
16 Confidentialité données et sous-traitance
Les obligations de confidentialité des CGU s’appliquent aux échanges commerciaux et à l’exécution des prestations. Les données personnelles sont traitées selon l’annexe dédiée et la notice de confidentialité applicable. Aucune clause générale ne vaut autorisation d’utiliser les résultats individuels à des fins commerciales étrangères à la prestation.
Arkhé peut recourir à des prestataires sous sa responsabilité, sous réserve des engagements de confidentialité, de sécurité et des règles relatives aux données personnelles. Une cession du contrat ne doit pas réduire les garanties du client et requiert son accord lorsque la loi l’exige.
17 Preuve notifications et modifications
Les courriels, documents signés et journaux techniques peuvent établir les échanges et opérations, sous réserve de leur fiabilité et de la preuve contraire. Aucun relevé établi par Arkhé ne fait foi de façon exclusive. Les notifications contractuelles sont adressées aux contacts désignés par les parties et conservées sur un support durable.
Une mise à jour des CGV n’a pas d’effet rétroactif. Les modifications substantielles d’un contrat en cours exigent un accord ou un fondement légal applicable. La nullité d’une clause n’entraîne pas celle des autres lorsque le contrat peut subsister ; les parties recherchent une stipulation valable correspondant à leur intention, sans reconstituer une clause interdite.
18 Droit applicable et litiges
Le contrat est soumis au droit français, sous réserve des règles impératives applicables, notamment en matière de commande publique, de protection des données et de compétence internationale. La langue contractuelle est le français, sauf version différente expressément convenue.
Les parties cherchent une solution amiable après une réclamation écrite. Cette démarche n’interdit ni une mesure urgente ni une action nécessaire à la préservation d’un droit et ne suspend pas automatiquement les délais légaux.
ENTRE PARTIES AYANT TOUTES CONTRACTÉ EN QUALITÉ DE COMMERÇANT, ET DANS LES LIMITES PERMISES PAR LA LOI, LES JURIDICTIONS COMPÉTENTES DE BORDEAUX SONT SEULES COMPÉTENTES. Pour les autres clients, notamment les personnes publiques et établissements non commerçants, les règles légales de compétence s’appliquent.
Annexe de traitement des données personnelles
Prestations Arkhé réalisées pour le compte du client
Cette annexe organise les traitements de données personnelles qu’Arkhé réalise pour le compte du client dans le cadre des offres Project cadré, Project flexible et Member, ainsi que des prestations commandées. Elle complète les CGV et CGU et prévaut pour son objet, sous réserve des règles impératives applicables. Elle ne constitue pas la notice d’information destinée aux participants. Sa version et les fiches complétées doivent être portées à la connaissance du client et faire l’objet d’un accord écrit, y compris sous forme électronique, avant les traitements concernés. Une simple mise en ligne ne modifie pas un contrat en cours. Les champs entre crochets restent à compléter et à valider ; ils ne décrivent pas des mesures déjà vérifiées.
1 Parties et responsabilités
Le client identifié dans la commande détermine les finalités pédagogiques, les participants, les données nécessaires et les modalités d’évaluation. Pour ces traitements, il intervient comme responsable de traitement et Arkhé International SARL comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Arkhé peut agir comme responsable distinct pour sa facturation, sa gestion des contacts commerciaux ou la défense de ses droits, lorsqu’elle en détermine effectivement les finalités et moyens. Ces traitements doivent être limités, justifiés et décrits dans sa propre notice. Cette qualification ne permet pas de réutiliser librement les données pédagogiques confiées par le client.
Les journaux de sécurité et d’assistance sont qualifiés selon leurs finalités réelles ; leur périmètre et leur durée figurent à la fiche technique. Les parties coopèrent pour éviter une qualification globale inexacte de tous les traitements de la plateforme.
2 Description des traitements confiés
L’objet est la mise à disposition, l’administration et l’assistance des simulations, l’enregistrement des décisions, le calcul des résultats et des notes automatiques, et leur restitution aux utilisateurs habilités. Les notes reposent sur les résultats de l’entreprise simulée et sont attribuées à l’équipe ; elles ne distinguent pas les contributions individuelles lorsque plusieurs participants pilotent la même entreprise. Les paramètres de sévérité et de dispersion disponibles sont réglés par l’animateur. Le client conserve une appréciation humaine de leur utilisation pédagogique ou professionnelle, conformément à l’article 9 des CGU. Les opérations peuvent comprendre collecte, organisation, hébergement, consultation, calcul, export, sauvegarde et suppression, exclusivement pour les finalités convenues.
Les personnes concernées sont les administrateurs, animateurs, coanimateurs et participants, y compris des élèves mineurs lorsque le client les inscrit. Les données autorisées comprennent l’identité ou le pseudonyme, les coordonnées nécessaires, les rôles, les rattachements aux groupes, les décisions, les résultats et les traces techniques nécessaires. Les données réellement utilisées sont précisées dans la fiche 1.
Les données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD et les données pénales ne sont pas prévues. Si un besoin particulier est identifié, les parties l’évaluent avant toute collecte et adaptent leurs garanties. Le client ne doit pas importer de données excessives ou sans lien avec la formation.
Le traitement dure pendant les opérations nécessaires à la prestation, puis pendant les seules opérations de restitution, de suppression et de conservation légitime décrites dans cette annexe. La période contractuelle et l’activation des accès relèvent respectivement des articles 8 et 6 des CGV ; elles ne fixent pas, à elles seules, la durée de conservation des données. Des opérations préparatoires peuvent précéder l’ouverture des accès ; elles doivent être couvertes par les instructions et garanties applicables. Les règles concernant les données des participants ne se déduisent pas de la seule durée de conservation des factures.
3 Instructions et engagements du client
La commande, cette annexe et les demandes documentées des personnes habilitées constituent les instructions du client. Toute instruction nouvelle qui modifie substantiellement le service, la sécurité ou les coûts est examinée avant exécution, sans conditionner le respect des obligations légales d’Arkhé à l’achat d’une prestation supplémentaire.
Le client détermine la base légale, informe les personnes, organise l’exercice de leurs droits et vérifie la licéité des données transmises. Il ne recourt pas systématiquement au consentement lorsqu’une autre base convient ; la présence de mineurs n’autorise pas une collecte sans information adaptée.
Arkhé traite les données uniquement sur instruction documentée, y compris pour les transferts internationaux, sauf obligation légale applicable ; dans ce cas, elle informe préalablement le client sauf interdiction légale. Elle l’alerte immédiatement si une instruction lui paraît contraire au droit des données personnelles.
4 Confidentialité et absence de réutilisation
Arkhé limite les accès aux personnes habilitées qui en ont besoin, soumises à une obligation de confidentialité et sensibilisées à la protection des données. Elle tient compte du principe de minimisation dans l’assistance et les investigations.
Les données confiées ne sont ni vendues, ni utilisées pour une prospection propre, ni transmises à un outil d’IA pour un usage indépendant de la prestation sur le seul fondement de cette annexe. Une réutilisation pour une autre finalité nécessite une analyse et un fondement distincts, et l’autorisation préalable du client lorsqu’elle est requise.
Des statistiques véritablement anonymes peuvent être utilisées pour améliorer le service lorsque l’anonymisation est effectivement irréversible au regard des moyens raisonnablement disponibles. La simple suppression des noms ne suffit pas à rendre une donnée anonyme.
5 Sécurité
Arkhé met en œuvre les mesures appropriées au risque, notamment la gestion des habilitations, la protection des communications, la sécurisation des environnements, la sauvegarde, la journalisation utile et la gestion des incidents. Les mesures effectivement appliquées, et non des garanties supposées, sont décrites dans la fiche 2.
Les dispositifs doivent permettre de préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience, de restaurer les données dans des conditions adaptées et de tester régulièrement l’efficacité des protections. Une modification ne doit pas dégrader le niveau convenu sans évaluation et information du client.
Les modalités de sauvegarde, les délais de restauration et les durées de rétention sont précisés avant démarrage. La présente annexe n’atteste pas à elle seule une certification, un hébergement souverain, un chiffrement au repos ou une absence de transfert qui n’aurait pas été vérifiés.
6 Prestataires ultérieurs et transferts
Le client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs identifiés dans la fiche 3 complétée. Arkhé informe par écrit le client d’un ajout ou remplacement envisagé, avec les informations nécessaires à son évaluation, au moins trente jours avant le changement, sauf mesure urgente de continuité ou de sécurité à justifier et notifier au plus vite.
Le client peut présenter une objection motivée par la protection des données dans ce délai. Les parties recherchent une solution ; si aucune garantie ou alternative satisfaisante ne peut être apportée, elles organisent la fin de la seule prestation affectée et la restitution de la contrepartie non exécutée, sans imposer le nouveau traitement au client.
Arkhé impose aux prestataires concernés des obligations équivalentes pour les traitements confiés et reste responsable envers le client de leur exécution. La liste indique les fonctions, lieux d’hébergement et lieux d’accès à distance, ainsi que les garanties applicables.
Aucun transfert hors de l’Espace économique européen n’est réalisé sans information documentée du client et sans mécanisme conforme au chapitre V du RGPD. Les garanties, évaluations et mesures supplémentaires nécessaires sont identifiées avant le transfert. Une autorisation générale de sous-traitance ne remplace pas ce contrôle.
7 Droits des personnes et assistance
Arkhé transmet sans délai au client les demandes reçues concernant les données confiées et ne répond pas à sa place sauf instruction ou obligation légale. Elle fournit l’assistance appropriée pour l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité et l’opposition, dans les limites de chaque droit applicable.
Arkhé assiste le client pour la sécurité, les violations de données, les analyses d’impact et les consultations préalables, compte tenu du traitement et des informations dont elle dispose. Les modalités pratiques et contacts sont précisés dans la fiche 1. Cette assistance RGPD est distincte du support Member, de la formation et de l’assistance au pilotage définis dans les CGU et CGV ; elle ne dépend pas de leur souscription. Les horaires du support commercial ne suspendent pas les obligations légales de notification dans les meilleurs délais. Le circuit opérationnel de gestion des incidents doit être renseigné dans la fiche 2.
Une assistance exceptionnelle dépassant les prestations convenues peut faire l’objet d’un devis préalable proportionné. Aucun supplément n’est dû pour remédier à un manquement d’Arkhé ou de ses prestataires ; une discussion tarifaire ne doit pas empêcher le respect d’un délai légal.
8 Violations de données
Arkhé notifie au client toute violation de données confiées dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, sans attendre de disposer de l’ensemble des résultats de l’enquête. La notification indique les faits connus, les catégories et volumes approximatifs concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et le contact de suivi. Les informations manquantes sont complétées progressivement.
Arkhé conserve les éléments utiles, coopère à la remédiation et aide le client à évaluer ses obligations. Le client décide des notifications à l’autorité et aux personnes lorsqu’il est responsable de traitement, sauf mandat ou obligation propre d’Arkhé. Le délai de soixante-douze heures applicable, dans certains cas, au responsable de traitement n’est pas un délai d’attente accordé à Arkhé.
9 Vérifications et audits
Arkhé met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe et permet les audits, y compris les inspections, du client ou d’un auditeur mandaté. Les parties privilégient d’abord une revue documentaire, sans supprimer le droit à une inspection nécessaire.
Les vérifications sont organisées avec un préavis raisonnable, pendant les heures ouvrées et dans des conditions préservant la sécurité, la confidentialité des autres clients et la continuité du service. Un incident, un indice sérieux de non-conformité ou une demande d’autorité peut justifier un délai plus court ou une vérification supplémentaire.
Les règles d’organisation et de coûts ne doivent pas rendre l’audit impossible en pratique. Les corrections des manquements imputables à Arkhé restent à sa charge. Chaque partie fournit à l’autorité compétente la coopération requise.
10 Restitution et suppression
À la fin des prestations, Arkhé restitue ou supprime les données confiées selon le choix documenté du client et supprime les copies, sauf conservation exigée par un texte. Le format, le délai de restitution, la période d’accès éventuelle en lecture seule et le calendrier d’effacement des sauvegardes sont fixés dans la fiche 4 avant la mise en application de l’annexe.
Les sauvegardes conservées temporairement sont isolées des usages ordinaires et supprimées selon le cycle convenu. En cas de restauration, les suppressions déjà demandées sont réappliquées. Les seules données conservées pour une obligation légale ou une défense en justice sont identifiées, limitées et protégées ; elles ne servent plus à l’animation ou à la prospection.
Arkhé confirme sur demande la réalisation des opérations de fin. La sortie ne doit pas être rendue impossible par un différend commercial, sans préjudice du règlement des prestations de réversibilité réellement convenues et des règles impératives applicables.